会議を効果的に行う方法としてよく挙げられるのが、目的を設定する、アジェンダを決めておく、資料を先に読んできてもらうなどがありますが、より話し合いがしやすくする３つのポイントを紹介します。
今回は１つ目の全員が同じ分量を話す、です。
話し合い型 vs. 伝達型
主催する会議が「話し合い型」の場合、この方法が当てはまります。
部長など一人だけが話し、組織で決まったことを報告だけする会議は「伝達型」のため適しません。
話し合い型会議も伝達型と同じように会議を進めるのではなく、話し合える仕掛けがあると参加者も自然と会議に貢献できるようになります。
全員が同じ分量だけ話す方法
会議の中で、全員が同じ分量だけ話す時間を作ります。
話を聞いている時
- ポストイットを全員にあらかじめ配っておきます
- 参加者は、プレゼンターの話を聞きながら、メモをします
- 分かったこと、質問したいこと、色の違うポストイットに書き込みます
* 同じフェルトペンを使うと、あとで共有した時に属人化せずに意見を共有できます
共有します
- 全員が書いたものを共有する時間を作ります
- ポストイットの中から「最も共有したいこと」を１つずつ選択します
- １人１分で、選んだ意見を全員に共有します
＊ 20名以上いる場合は、6〜8人くらいに分かれて共有します
＊ １人タイムキーパーをします、１分きたらチャイムを鳴らします
＊ 長く話したい人や上司にも平等にチャイムを鳴らすのがポイントです
期待できる効果
話し合いの場では、いいアイディアだけが発言権があるように思われがちですが、全員がそのトピックについて、どう考えたかが、その後のチームの動きに影響があります。
その場で、全員がどう理解したかをアウトプットすることで、アカウンタビリティ（行動責任）が生まれます。
また、いままで組織の中で発言していなかった人にも平等に時間が与えられるので、心理的安全性を感じることができ、自分の居場所として組織を考えられるようになります。
ニューロサイエンス
脳は、目の前のことよりも、それまで脳の回路に組み込まれた過去の考えに自然と意識がいくように出来ています。
会議で「前々からそう思っていたんだけど・・・」と、持論を話し始める方がいるのはこの理由です。
話し合いの会議では、「過去にどう思っていたか」ではなく、この場で参加者全員で「どういう案を生み出せるか」に焦点を置きたいので、その場でそれぞれが感じたこと、分かったことを書いてもらいます。
書くことで、考えも整理されるため、一石二鳥です。
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